Основи бухобліку. Що потрібно знати підприємцю

Співвласник компанії Е.С.Консалтинг Олександра Томашевська про бухоблік для фахівців і про те, на що власнику підприємства варто звернути увагу

Олександра Томашевська

Співвласник компанії Е.С.Консалтинг, експертка з податкового законодавства

Баланс підприємства – це відкрита книга для фахівця. Переглянувши цей документ, про підприємство можна сказати все – добрий чи поганий у нього фінансовий стан, на що варто звернути увагу. Він являє собою звіт, який складається з двох частин.

Перша називається баланс, друга – звіт про фінансові результати, який узагальнює діяльність підприємства за певний період. Баланс можна скласти за місяць, за квартал або за рік. Сформувати його можна в будь-який момент, на необхідну власнику будь-яку дату і подивитися, як зараз у підприємства йдуть справи.

З яких частин складається баланс підприємства?

У кожного підприємства є активи і пасиви. Існує метод бухгалтерського обліку – метод подвійного запису. На перший погляд, це нагадує китайську грамоту. Який актив, який пасив, що таке подвійний запис? Насправді, всі ці показники вміщаються в одній табличці, яку потрібно просто запам’ятати. Активи, які вказуються в одній колонці, відповідають на питання «що»? Пасиви – на питання «звідки»? Це, звичайно, спрощений підхід до врахування, але він дозволяє отримати базову інформацію, а це – дуже непогано.

Що таке активи?

Активи балансу складаються з трьох частин. У першій частині вказано дороге майно, як правило, нерухомість або автотранспорт. У другій частині прописуються існуючі запаси. Це можуть бути товари, матеріали, іншими словами все те, що швидко можна перетворити в гроші. Активи, про які ми говоримо, використовуються не так довго, як ті, які вказуються в першій частині. У третій частині прописується заборгованість перед компанією.

Що таке пасиви?

Пасиви розповідають про джерела походження того, що можна побачити в активах. Щоб краще дізнатися про те, що відбувається в компанії, краще намалювати одну табличку, де лівий стовпчик і три підпункти – це активи, а праві і відповідно теж три стовпці – пасиви. І тут з’являється термін подвійного запису, суть якого – показати, що у мене з’явилося і звідки воно взялося.

Баланс можна скласти за місяць, за квартал або за рік. Сформувати його можна в будь-який момент, на необхідну власнику будь-яку дату і подивитися, як зараз у підприємства йдуть справи

В першу частину пасивів (в табличці нумеруємо четвертим, оскільки перші три були відведені під активи) – це власний капітал. Що таке власний капітал? Коли власник відкриває свою справу, він бере кошти з сейфа і вкладає їх в бізнес. Так у підприємства з’являється капітал, який відображається в пасиві балансу. Наступна (п’ята в табличці) частина – це довгострокова заборгованість. У шостій частині теж вказується заборгованість, наприклад, можна прописати борги із зарплати. Заповнивши всі дані, виходить табличка з шести частин – це і баланс.

Що таке Форма-2?

У кожного підприємства є показники, які видно тільки в динаміці. Це статті доходів і витрат. Трохи нижче, під табличкою балансу, малюється «хвостик» – Форма-2. Це так званий звіт про фінансові результати. Тут все ще простіше.

У сьомій частині ми вказуємо доходи від різних видів діяльності, а восьмий і дев’ятий присвячені витратам. Ось так виглядає вся система обліку. «Якщо ви збираєтесь вивчити план доходів та витрат, потрібно вивчити ці дев’ять позицій. Далі можна займатися деталізацією і поглиблювати кожен розділ. Але загальна картина виглядає приблизно так », – говорить Олександра Томашевська про бухоблік для фахівців.

Читайте також: Адвокати — але від економіки. Як економісти рятують компанії від космічних штрафів і хочуть “автоматизувати” бухгалтерів

Бухгалтерський облік можна вести в цифрах, тобто в грошах. Існує і так звана аналітика. Подвійний запис важливий, оскільки він не дозволяє щось втратити, оскільки всі показники необхідно фіксувати.

Можете навести приклад?

Уявімо, що підприємець відкрив свій бізнес і вніс до статутного капіталу 100 тис. грн. Виходить, що у компанії 100 тис. грн пасивів і 100 тис. грн активів на рахунку (ці кошти зайшли в компанію і стали її активом).

Бізнесмен купує тонну яблук за 100 тис. грн. Що відбувається? На рахунку у компанії більше грошей немає, вони були витрачені на яблука. Тобто у другій частині активів, де запаси, потрібно вказати яблука. У цьому рядку прописуємо не тільки грошовий показник, але і натуральний. Товари можуть зазначатися в штуках, тоннах і кілограмах. Якщо, наприклад, у компанії зіпсується 100 кг яблук, то можна відразу вказати збиток, прив’язаний до кілограмів і грошей. Існуюча система обліку дозволяє це робити.

Дуже часто перед бухгалтером виникає складність – як ідентифікувати операцію. Наприклад, компанія придбала диван. Для одного підприємства диван – це основний засіб, який він буде експлуатувати, тобто використовувати його для прийому клієнтів. Тому інформацію про нього потрібно внести в першу частину активів. Але якщо компанія займається виробництвом диванів, то інформація про нього потрапить туди ж, куди і яблука – в другу частину активів. Тому що його, як товар, планується продати. Один і той же об’єкт може по-різному ідентифікуватися, оскільки у одного товару може бути різні призначення.

Повертаємося до яблук. Що я роблю з ними? Продаю своєму партнеру за 150 тис. грн і тепер він повинен розплатитися за поставку. Ця інформація фіксується в третьому розділі активів. Коли він заплатить, в розділ доходи (7 розділ), у Формі-2 з’явиться інформація про доходи – 150 тис. грн. Витрати – це 100 тис. грн., за які були куплені яблука, тож фінансовий результат компанії складає 50 тис. грн. «Уявіть, що бізнес зупинився, і на цьому етапі формуємо баланс. Чистий прибуток, тобто наші 50 тис грн., переноситься в пасиви, в четвертий розділ. Тому що чистий прибуток – це власний капітал компанії», – говорить Олександра Томашевська про бухоблік для фахівців.

Навіщо баланс власнику компанії?

Власнику компанії інформації у балансі достатньо, щоб зрозуміти, що відбувається з бізнесом. Якщо уявити, що в яблука вклали не 100 тис. грн, а 10 млн грн., однак компанія не може розрахуватися за поставку, оскільки вони не продані. Цю інформацію потрібно вказати в шостому розділі (третій розділ пасивів), і це означатиме, що у компанії є зобов’язання заплатити за яблука і всі кошти – в товарі. Значить, компанія ледве зводить кінці з кінцями. Власнику потрібно подумати про те, навіщо компанія придбала таку кількість продукції і куди її продати, щоб вийти в нуль і погасити борги. Повна інформація дає можливість приймати рішення.