Чули про Lean Management? Швидко пояснюємо, що це таке

Що таке Lean Management і чому він стає дуже популярним серед власників українських та іноземних компаній

Використання принципів ощадливого виробництва, які ще називають Lean Management, зробили Toyota найбільшим виробником автомобілів у світі. Все розпочалося у 50-х роках минулого століття. Після Другої Світової війни Японія була в руїнах. Саме тоді, в 1946 році, американський вчений Едвард Демінг, основоположник «системи якості» на запрошення уряду Японії провів лекцію для топ-менеджерів та головних інженерів найбільших японських компаній.

Ідеї Демінга справили неабияке враження на японського інженера компанії Toyota – Таїті Оно. На той час продуктивність Toyota була в 9 раз нижча, ніж на заводах американських автовиробників. Наукові методи Демінга були взяті на озброєння Таїті Оно і адаптовані під специфіку компанії. Це й стало основою створення TPS (Виробничої Системи Тойота), яка на сьогодні ототожнюється з поняттям Lean. І по суті є базою в системі ощадливого виробництва. Використовувати ці принципи доцільно і зараз. Про свій власний досвід роботи за принципами Lean Management на Building&Construction Forum розповів віце-президент з розвитку інноваційних парків Віталій Мельник.

ШоТам публікує найважливіші поради експерта

Віталій Мельник

Віце-президент з розвитку інноваційних парків. Працює в команді UDP з 2005 року. Під його керуванням запроектовано, побудовано та зводяться такі великі проекти як клубний будинок Maristella в Одесі, котеджне містечко на березі Чорного моря, інноваційні парки UNIT.City в Києві та LvivTech.City у Львові. Віталій Мельник отримав ступінь МВА в бізнес-школі МІМ-Київ. Закінчив курс «Менеджмент організацій» в Національному технічному університеті України «Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського».

Компанія UDP втілює Lean Management з 2017 року. Це методологія і набір інструментів, на базі яких кожна компанія вибудовує свою систему і шукає свою золоту формулу. Щоб бути ефективними потрібен певний спосіб мислення. Як розвивається Lean Management в нашій компанії?

Виділяємо чотири напрями розвитку:

–          Розробка та реалізація стратегії

–          Робота з проблемами: їх виявлення, аналіз та розробка рішень

–          Організація робочих місць як в офісі, так і на будівельному майданчику

–          Постійне навчання

Як працювати зі стратегіями?                                                                                                                   

Для стратегічного планування використовуємо метод Hoshin Kanri. В одному залі збираються всі співробітники компанії, яким топ-менеджмент розповідає про стратегічні цілі компанії на один та три роки і ставить задачу. Кожний структурний підрозділ та кожен співробітник мають розробити власні цілі та задачі, які відповідають стратегічним цілям. Їх потрібно затвердити у керівництва. Hoshin Kanri допомагає підвищити мотивацію співробітників у досягненні цілей.

Читайте також: Як міленіали та представники покоління Z ставляться до власного здоров’я – дослідження Deloitte

UDP використовує ще один інструмент у своїй роботі – Kanban. Це метод управління, який дозволяє рівномірно розподілити завдання між всіма членами команди. Це дошка, де вивішуються завдання. Проектні команди та відділи обговорюють їх щоденно. На більш високому рівні – з топ-менеджментом зустрічі проводяться щоденно. Такі дошки компанія встановила не тільки в офісі, але і на виробництві.

Як ефективно вирішувати проблеми?

Для цього можна скористатися декількома інструментами. Один з них – карта потоку створення цінностей. Вона допомагає знайти «вузькі місця», тобто неефективні дії та оптимізувати процес. Можна використати метод А3. На листі паперу формату А3 описується проблема, поточний стан компанії. Це допомагає знайти кореневу проблему та розробити пропозиції для її вирішення.

Наприклад, ми використовували метод А3, щоб зрозуміти причину проблем великих термінів проектування. В результаті роботи компанія прийняла рішення розробляти проекти, використовуючи ВІМ технології. Це віртуальне будівництво об’єкта, яке можливо реалізувати задовго до фактичного завершення усіх робіт. І на сьогодні всі наші проекти інноваційних парків розробляються виключно в ВІМ.

Читайте також: Українці винайшли спосіб перероблення отруйних рослин у папір

Цікавий метод – «5 чому». Це простий метод пошуку кореневих проблем. Частіше за все достатньо задати п’ять питань «Чому» і можна знайти причину виникнення проблеми.

Як організувати робоче місце?

Для цього компанія UDP використовує метод 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardise, Sustain). Він допомагає забезпечити порядок на робочих місцях, уникати зайвих рухів та травматизму.

Ця система раціоналізації робочого місця була розроблена в післявоєнній Японії в компанії Toyota. Чистота і порядок – це основа якісної роботи. Працівники повинні зберігати на робочому місці лише потрібні для роботи речі, які мають бути під рукою. Від зайвих речей потрібно якнайшвидше позбутися. Робоче місце має бути чистим та охайним.

Чому важливо навчати працівників

Навчання постійно проходить у всіх підрозділах компанії. Для нових співробітників розроблена програма, яка включає 12 годин лекцій. Кожного тижня збирається щотижневий читацький клуб, який мотивує співробітників отримувати нові знання та розвиватися. Після завершення кожного проекту проводиться PDCA-аналіз, мета якого – знаходити кращі варіанти вирішення завдань та мотивувати співробітників розвиватися.   

Які вигоди отримала компанія після впровадження Lean Management?                                                       

–          Час, який компанія витрачала на проектування, зменшився майже на 45%

–          На виконання робіт з фітауту (повна розробка проєкту для клієнта) тепер необхідно на 20% менше часу

–          Собівартість робіт зменшилась на 8%. І це ще не межа. Персонал активніше залучається до реалізації проектів, що збільшує його мотивацію                                                                                           

Наші найбільші досягнення ще попереду. Лише на четвертому році роботи з Lean компанія зрозуміла, як саме і куди вона рухається.

Рекомендації для новачків

–          Не варто очікувати на швидкі результати

–          Можливо, усі діючі бізнес-процеси доведеться докорінно змінити

–          Керівник має бути залученим у процес на 100%

–          Постійно потрібно проводити навчання. І це стосується не лише команди, а й ключових партнерів-підрядників

Система менеджменту, що побудована на Lean мотивує команду. І допомагає власнику бізнесу отримати більші дивіденди.