Які підходи тайм-менеджменту використовувати у своїй роботі.

Одна з популярних формул планування робочого дня – 60:20:20. Тобто 60% робочого часу потрібно направити на плановане виконання основних завдань та функцій, 20% – на творчість, самоорганізацію чи відпочинок та ще 20% – на незаплановані та термінові задачі, кажуть спеціалісти grc. Як краще розпланувати 60% свого дня?

Плануйте важливі заходи

Наприклад, на наступному тижні має відбутись конференц-кол з керівником департаменту чи підрозділу. Сама зустріч має бути тривалістю 30 хвилин. Додайте сюди ще мінімум 5 хвилин на підготовку (або більше, якщо, наприклад, ви маєте презентувати результати своєї роботи або новий проєкт, а не просто обговорити поточні справи). Та й радимо додати ще додаткові 15 хвилин. Тому що рідко коли такі зустрічі повністю вписуються в таймінг.

Цей підхід варто застосовувати і для планування домашніх та особистих справ. Якщо ви маєте відвідати родичів або у вас заплановані тренування тричі на тиждень, занесіть ці справи у свій щоденник. Не забутьте врахувати час на дорогу та підготовку (наприклад, щоб перевдягнутись та прийняти душ після заняття спортом).

Плануйте справи схематично блоками

Краще робити це напередодні ввечері. Наприклад, з 9:00 до 12:00 – дзвінки клієнтам, з 13:00 до 15:00 – робота з поточною документацією, а з 16:00 до 18:00 – робота над майбутніми проєктами та опрацювання нових ідей. Зрозуміло, що часові рамки цих блоків можуть зміщатись, але бажано, щоб не більше, ніж на 30 хвилин.

Тут важливо робити певні справи в один і той самий час та враховувати індивідуальні особливості та біоритми. Жайворонкам краще планувати найважчі завдання на першу половину дня, а совам – відвести для цього другу.

Всередині блоків залиште час на незаплановані справи та / чи відпочинок

Основні справи мають бути базою вашого планування та головною складовою блоків. А далі ви можете відвести час в них для другорядних справ (або незапланованих) або на відпочинок. Пам’ятайте, що і на те, і на те ми можемо витрати по 20% свого часу.

Взагалі, між справами корисно переключатись. Зробили одне завдання з блоку? Приділіть 10 хвилин фізичним вправами. Завершили повністю блок? Почитайте книгу перед тим, як перейти до наступного.

Як ще можна планувати день?

Якщо вам не до вподоби формула 60:20:20, можна скористатись іншими системами тайм-менеджменту:

Метод Айві Лі

Суть методу в тому, що в кінці робочого дня ви плануєте 6 головних справ на завтра та розташовуєте їх за ступенем важливості – від найбільш до найменш важливого. На наступний день ви беретеся за виконання першого в списку завдання, а незавершені справи переносите на наступний день. Цей метод досить зручний, проте не підходить тим, у кого часто з’являються незаплановані задачі.

GTD – Getting Things Done

Автор цієї методики вважає, що не потрібно розділяти завдання на важливі і неважливі. Адже врешті-решт ви маєте виконати їх всі. Тому, як тільки завдання поступило, запишіть його та виконайте одразу, коли буде час. Тут важливо чітко описати задачу. Не просто «зробити презентацію», а «намалювати графіки, підібрати цитати, підготувати ілюстрації, обрати та отформатувати шаблон для оформлення».

Техніка Pomodoro

Досить простий і зрозумілий метод: 25 хвилин активно працюємо, 5 хвилин відпочиваємо, після 4 періодів роботи робимо довгу перерву на 20 хвилин. Таке чергування роботи і відпочинку допоможе уникнути втоми та підтримувати високу працездатність. Проте тут важливо виконувати тільки робочі завдання у відповідні відрізки, чітко лімітувати періоди відпочинку та не відводити на них більше часу, ніж задумано.