Як поліпшити роботу компанії в умовах нестабільності – поради Володимира Малічевського

У 2008 році я був членом ради директорів досить великої компанії і ми на неформальних зборах в березні 2008 року обговорили те, що буде відбуватися в США, говорить власник і головний виконавчий директор ICPM Consulting Володимир Малічевський. 

«Ми точно спрогнозували, що пік кризи в Україні припаде на жовтень-листопад 2008 року, і дружно разом з усією країною побачили, що «зима настала випадково, несподівано». Мало знати і передбачити, потрібна управлінська сміливість, щоб свої рішення реалізовувати. Ми все спрогнозували, але нічого не зробили », – говорить він.

Чому на одному ринку і в одному сегменті зі схожим продуктом і цінами одні бізнеси досягають успіху, а інші – ні. Різниця лише в одному – ефективності управління, яка дає дві ключові переваги – зниження собівартості продуктів і підвищення продуктивності процесів і персоналу. І той, хто налагодить у себе в компанії цей процес, тобто зможе управляти компанією краще, ніж конкурент, той і отримає ключову перевагу. Зберігши ціну на рівні з іншими компаніями, він буде виробляти більше продукції і отримувати більший прибуток.

Як цього досягти, особливо в умовах нестабільності. Можна почати з вирішення чотирьох важливих завдань, які дозволять «зробити стрибок». 

Володимир Малічевський

Власник і головний виконавчий директор ICPM Consulting (Консалтинговий центр інституту професійної сертифікації менеджерів), кандидат психологічних наук, власник диплому MBA, бізнес-тренер

Змусити кожен підрозділ працювати як окремий бізнес

Підприємці звикли, що в бізнесі функціонує певна організаційна схема з певними функціями. Ми знаємо, чим займається бухгалтерія, фінансисти, маркетологи та ін. Але коли виникає питання, як вони працюють, як розуміють бізнес, то виникають складнощі.

Наприклад, компанія говорить своєму юридичному відділу, що ви будете працювати так, як і будь-яка аутсорсингова компанія. Що буде з результатом її роботи? Ми встановили, що відділ буде погоджувати договори всього на один день швидше, ніж робили це раніше. І тільки це дозволить збільшити приплив коштів на 5%.

Читайте також: “Так” українському кіно! Як працює онлайн-кінотеатр Takflix

Якщо кожен договір аналізується на основі чек-листа з 10 пунктів, то кількість судів скоротиться на 10%. Ефективність роботи зростає і в тому випадку, коли замість вимог до співробітника самостійно подумати над умовами договору, юридичний відділ радить, що потрібно прописати, що виправити в документі. Незалежно від того, займається підрозділ продажем або виробництвом, у нього завжди є чіткий опис продукту, яке він надає всередині компанії, кількісні показники та стандарти роботи.

Коли подібні перетворення тільки починаються, як правило, компанія стикається зі складнощами на перших етапах. Але коли співробітники розуміють, що вони можуть пишатися тим, що допомагають бізнесу, робота йде інакше.

Узгодити між собою організаційну структуру і бізнес-процес

Ми знаємо, що бізнес-процеси – лінійні. Компанія виробила товар, потім його доставила, обслужила клієнта тощо. Процес побудований горизонтальним чином. Але історично склалося так, що в менеджменті структуру управління ми малюємо вертикально. І тут з’являються складнощі.

Директор з маркетингу або фінансовий директор часто не може відповісти, що саме він робить на кожному конкретному етапі, щоб цей процес тривав. Коли компанія чітко визначає, які процеси необхідні для досягнення результату, «відвалюється» багато зайвого. (Наприклад, в супермаркетах встановлюється автоматична система обліку продукції, яка дозволяє в автоматичному режимі робити замовлення постачальникам в тому випадку, якщо товар закінчується. Це ефективніше, ніж одним співробітникам перераховувати кількість товарів на полицях, іншим – формувати замовлення і третім – передавати його постачальникам – ШоТам). Співробітники починають менше працювати, але роблять в основному те, що потрібно для досягнення результатів. Тобто для заробітку грошей.

Чому важливо швидко приймати рішення

Щоб швидко приймати рішення, потрібні структуровані процеси та  алгоритми, які пояснюють співробітникам, що потрібно робити в тих чи інших ситуаціях.

Наприклад, можна використовувати системи документообігу, звіти виконання завдань. У багатьох компаніях вони і так є. Але немає контролю тривалості прийняття рішень керівником. І тут виникають проблеми. Якщо клієнт просить змінити щось в договорі, ці рішення узгоджуються дуже довго. Це, як мінімум, призводить до більш тривалого процесу отримання коштів в цьому місяці або за певний період. Як максимум – до втрати клієнтів. Тому дуже важливо відслідковувати, з якою швидкістю приймаються рішення.

Як тільки керівники починають швидко узгоджувати питання, а наради стають продуктивними, співробітникам подобається їх відвідувати, вони стають більш активними. Клімат у колективі поліпшується і залученість команди зростає.

Як впровадити в практику прогностичні метрики

Щодо метрики прогнозування зараз багато говорять, але ця технологія поки ще не поширена. Керівники компаній звикли користуватися статистичними даними, коли результати праці співробітників оцінюються за фінансовими показниками, визначеними процесами. Але, як правило, основна частина наших показників – про те, що вже відбулося.

І зараз, приймаючи рішення, керівник компанії оцінює ситуацію, яка була місяць або квартал тому. А ще гірше – рік тому. У цьому часто і є проблема. Сучасний бізнес вкрай потребує правильного прогнозування. Тому важливо побудувати якусь технологію контролю за змінами.

Читайте також: Укрзалізниця для охорони використовуватиме квадрокоптери

Дуже проста ознака, яка не вимагає окремої статистики. Два висококласних співробітника написали заяву про звільнення з незрозумілих причин. Вони скажуть про особисті обставини або про щось подібне. Але якщо з вашого корабля йдуть кращі співробітники, знайте, скоро за ними підуть середні. Залишаться тільки найслабші. Потрібно шукати реальну причину того, що відбувається.

Якщо ваші клієнти почали цікавитися іншими продуктами або закуповувати товар у інших компаній, це перша ознака, що через місяць-квартал ситуація змінитися в гіршу сторону. Я був свідком, коли з такою ситуацією зіткнулася національна компанія, лідер ринку. Рятувати бізнес в такій ситуації складно.