“Я нічого не встигаю”: 11 помилок тайм-менеджменту, які роблять усі

Ви відчуваєте, що працюєте весь час, але це не дає бажаних результатів? Ви не один такий. Американський підприємець Джон Ремптон для Entrepreneur розповів, як же подолати проблему управління часом. Уникайте цих 11 помилок тайм-менеджменту, у які потрапляє більшість підприємців, дізнайтесь, як впоратись з невмілим використанням часу і позбудьтесь нарешті цього головного болю. І може після цього вже не будете використовувати відмазки: “я нічого не встигаю”.

Джон Ремптон

Американський підприємець, інвестор. Створив календар продуктивності та є засновником інтернет-платіжної компанії Due. 

1. Заперечування проблем із тайм-менеджментом

Час від часу я запитував себе: “Якби я мав більше часу, я міг би виділити його на  те, те і те”. Звичайно, ми маємо лише 24 години на день, тож навіщо витрачати свою розумову енергію на міркування над цим питанням?

“Нарікання на те, що ви нічого не встигаєте, ніколи не додасть більше часу. Це просто на хвилину покращить ваше самопочуття, –  написав Джон Машні у статті для Medium. Але це вам дуже шкодить. Скарги на брак часу заважають вам зіштовхнутись з реальністю: щось зламалось”. 

Припиніть говорити, що у вас немає часу на виконання справ. Натомість визнайте, що потрібно впорядкувати свій час і почніть експериментувати з техніками, які допоможуть досягти поставлених цілей.

2. Нехтування плануванням свого дня

“Для максимальної ефективності важливо планувати свій день. Не обов’язково знати, що будете робити щохвилини, але намагайтесь встановити щоденні цілі і розставити завдання в порядку важливості”, – пропонує Шонке Меддокс, експерт з управління часом. 

Ввечері приділіть кілька хвилин на те, щоб викласти собі одяг і приготувати їжу на завтра. Перегляд календаря загартує вас ментально, заощадить час вранці та зменшить втому від прийняття рішень. Незалежно від того, чи використовуєте ви мобільний додаток з календарем чи від руки записуєте детальний список справ – планування дасть певну структуру вашого дня. 

3. Дозволяти “терміновому” брати верх над “важливим”

Відрізняти “термінове” від “важливого” є проблемою для більшості підприємців. Як можна гасити пожежу, коли ви збираєтесь на зустріч з інвесторами?

Візьміть всі свої завдання та розставте їх у чотири квадранти:

• Зробити першим. Це найважливіші завдання, які потрібно виконати сьогодні-завтра.
• Планувати. Ті важливі завдання, що не є нагальними, ви можете розмістити в своєму графіку в календарі.
• Делегувати. Якщо є базові справи, але не надто важливі, ви можете передати їх комусь іншому. 
• Не робити. Які з завдань є не важливими чи не нагальними? Видаліть їх зі своїх записів і додайте до списку: “я це зроблю, якщо матиму таку можливість”.

4. Неправильне делегування

Підприємці пишаються тим, що є майстрами на всі руки, але вам не потрібно бути залученим у кожний аспект свого бізнесу. Будьте в курсі того, що відбувається, залишайте своє его за дверима і делегуйте правильні завдання відповідним людям.

Якщо у вас немає персоналу, то доручіть роботу спеціалістам-фрілансерам.

5. Ранній підйом

Прочитайте інші статті з управління часом. Там ви знайдете одну з найпоширеніших порад – рано прокидатись. Як людина, яка це практикує, я цілком розумію, що це слушно. Скажімо, ви прокидаєтесь на годину раніше. Цей час можна використати для перегляду календаря чи пошти, фізичних вправ, здорового сніданку, читання тощо.

Але встановити будильник на 4 ранку – це ще не все, що потрібно для тайм-менеджменту. Важливо працювати у пік продуктивності та зосереджуватись на своїх пріоритетах. Якщо ви сова, то почуватиметесь нещасним, коли почнете прокидатись в якусь неймовірну для вас годину. 

Плануйте свої дні так, аби найважливіші справи приходились на час, коли у вас найбільше енергії і ви найбільш зосереджені. Якщо ваш пік на заході сонця, то саме тоді потрібно виконувати найважливіші завдання. Це куди краща стратегія, ніж боротись з внутрішнім годинником власного тіла.

6. Негнучкість

Незалежно від того, наскільки добре спланований ваш день – щось може піти не так. Ось чому дуже важливо, щоб ваш календар мав певну гнучкість. Якось одного дня в мене все йшло за планом, аж поки якраз після ланчу високопоставлений клієнт не повідомив про деякі технічні проблеми з нашим програмним забезпеченням.

Ми з командою змушені були зупинитись працювати над тим, що робили, але, на щастя, я завжди залишаю одну годину після ланчу відкритою — і вона завжди заповнюється. Найчастіше тим, що я перевіряю робочі листи, спілкуюсь з командою чи розглядаю важливого клієнта, який не був у планах.

7. Прагнення до досконалості

Ми всі хочемо якісно виконувати роботу, але постійно прагнути до ідеалу нереально. Часто тиск, якого ми завдаємо собі в прагненні “бути ідеальними”, приводить до тиску на інших людей щодо їхніх справ. І це того не варто.

Візьміть за приклад Стіва Джобса. У той час, коли його перфекціонізм  привів його до створення деяких найбільш культових продуктів нашого часу — він також подовжував час, відведений на розробку цих продуктів, і це створювало напруження у відносинах з працівниками.

8. Пере- чи недопрацювання

Ми схильні прораховувати, скільки часу потрібно на виконання того чи іншого завдання. Ми вважаємо, що це займе лише годину, а насправді – дві і більше. Іноді буває і навпаки, але це теж збиває весь наш графік.

Не завжди легко визначити, скільки часу знадобиться, щоб виконати завдання. Найкраща ідея – вести журнал часу не менше ніж тиждень, аби побачити, як ви проводите свій день. Ви можете робити це вручну в блокноті чи за допомогою мобільних додатків.

9. Прибирання свого робочого місця щодня

Чи маю я на увазі, що вам слід залишати обгортки від їжі на своєму столі? Та ні. Чи потрібно захопити файл чи інструмент і ніколи не повертати його на належне місце?  Звичайно, ні. Розкидати обгортки — негігієнічно, а не повертання предметів на їх місця обійдеться вам у купу часу, що піде на пошуки того, що зникло.

Невеликий безлад на робочому столі – це допустимо. Одне дослідження показало, що це може навіть запалити творчість.  Тож якщо ви не маєте часу, немає потреби заганяти себе в стрес через невеликий безлад. Особисто я виділяю собі останню годину в п’ятницю ввечері, щоб прибрати та облаштувати своє робоче місце. Це завдання допомагає мені закінчити тиждень на високій ноті. 

10. Робота нон-стоп

Багато підприємців пишаються тим, що шалену кількість годин відводять на свій стартап. Наприклад, Ілон Маск, як відомо, працює 80 годин на тиждень. Але кожному потрібні перерви, щоб переорієнтуватись та поповнити ресурси. 

Ваша перерва може бути не більше, ніж 10-хвилинна прогулянка, але намагайтесь не думати про роботу. Серйозно, змусьте себе зробити перерву та відключіться від мережі.

11. Постійні пошуки системи тайм-менеджменту, яка працює на вас

Стратегій та лайфхаків не бракує, але універсального підходу до цінування часу немає. Що працює добре для однієї людини, для іншої може бути не достатнім.

Експериментуйте з різними методами управління часом, поки не знайдете систему, яка найкраще підходить для вас.  Це буде шлях певних проб та помилок, але, поки не навчитесь тайм-менеджменту, битва з годинником не закінчиться.