Пропозицій багато, але є нюанс. Як написати грантову заявку, яка «залетить»? 11 порад від експертки, якій вдалося

Як написати грантову заявку, аби вона «зайшла» донору? Універсального лайфхаку не існує, але є кілька кейсів, які точно стануть вам у пригоді. Головне – не хапайтеся за першу-ліпшу пропозицію, адже грантів дуже багато, а ось критерії – у кожному різні. Експертка Ірина Татарчук поділилася з ШоТам порадами, які збережуть ваші нерви та допоможуть «підкрастися» до донорського гаманця.

Ірина Титарчук

Виконавча директорка ГО «Український центр сприяння інвестиціям та торгівлі»

1. Не варто хапатися за кожну пропозицію

Будь-яка громадська організація на етапі створення формує для себе мету та план діяльності. А на основі цього – визначає ключові запити та шукає відповідні можливості. Зазвичай ГО мають власний перелік ресурсів для пошуку профільних пропозицій і постійно їх моніторять. Тож насамперед раджу сформувати чіткий запит – і вже під нього шукати грант.

Звісно, буває й таке, що цікавий грант можна помітити випадково. Або отримати повідомлення від колег: «О, ми знаємо, що ви в цій темі. Подивіться, класний варіант». Та все ж у більшості випадків йдеться саме про «прицільний» пошук.

Незалежно від того, як ви відшукали ту чи іншу пропозицію, не поспішайте відразу подаватися. Мало просто знайти грант, необхідно ще й чітко зрозуміти запит донора. Ви маєте бути «в темі», спеціалізуватися на конкретному напрямі, а не хапатися за будь-яку можливість. Інакше команда просто витрачатиме час та сили на завідомо безуспішні варіанти.

2. Відкидайте грант, якщо не відповідаєте критеріям

Крім того, буває й таке, що грант ніби підходить за темою, однак ваша організація не відповідає певним критеріям. Це абсолютно нормально, але з особистого досвіду раджу одразу відкидати подібні пропозиції.

Про що йдеться? Наприклад, гранти, спрямовані на організації, що працюють понад 10 років. Або в критеріях вказано, що керівником має бути саме жінка. Чи, скажімо, донор хоче працювати з ГО, що представляють конкретні регіони країни. І таких прикладів можна навести ще чимало. Важливо не витрачати час і ресурси на заявку, в якій ви не відповідаєте критеріальним умовам. Повірте, ніхто навіть не читатиме вашу класно сформульовану мету, відмова буде надана автоматично.

Водночас трапляється, що поруч із критеріями грантодавець вказує «та інші» або «не обмежуючись ними». Тоді ви можете звернутися до донора й уточнити, наскільки важливим є дотримання певних вимог. Рідко, але буває, що грантодавець має недобір, а тому може розглянути й вашу заявку.

3. Не ігноруйте обов’язкові вимоги до грантової заявки

Зазвичай повна грантова заявка містить максимум 10 пунктів. Обов’язковими є місце реєстрації, дані про керівника, мета, цілі, завдання та KPI. Останнім часом грантодавці також прагнуть знати, який вплив на проєкт у довгостроковій перспективі матиме їхнє фінансування. Крім того, донор може запросити документи від попередніх партнерів.

Існують також гранти, що мають два етапи відбору. Перший може бути концептом – короткий опис того, що ви плануєте зробити. Якщо донор побачить, що ідея досить потужна й ефективна, ви пройдете у другий етап. Тоді вже доведеться готувати велику заявку, вказуючи все: від місця реєстрації до звітності чи внутрішніх політик ГО.

4. Фокусуйтеся на головному

Завжди пам’ятайте: ви не можете бути експертом в усіх темах, навіть якщо вони закріплені в статуті. Скажімо, ми як ГО працюємо з малим і середнім бізнесом. А ще проводимо дослідження для органів влади та організацій, формуємо аналітику, підтримуємо жіноче підприємництво. Сумарно у нашому статуті зафіксовано щонайменше шість пунктів. Але я не можу забезпечити однаково масштабне виконання кожного з них. І не лише я.

Як правило, громадські організації фокусуються на одному головному напрямі і відповідно до нього розвивають грантову історію. Решта напрямів є другорядними, короткостроковими, а тому акцентуватися на них варто лише додатково. 

5. Подбайте про зарплату для команди

Не забувайте про команду, яка працюватиме над проєктом у разі перемоги. Під час заповнення заявки обовʼязково вкажіть, кого і для чого плануєте залучити та скільки коштів необхідно для оплати цих послуг.

Читайте також: Ви дійсно грантожери? А скільки заробляєте? Не вірю! 15 наївних запитань про гроші та громадські організації

Громадська організація – це не завжди волонтерська спільнота. Я навіть не раджу формувати команду виключно з волонтерів, адже це виснажує людей. Грошова винагорода рано чи пізно має з’явитися. Наприклад, якщо ми залучаємо волонтерів чи експертів на волонтерських засадах, то прописуємо чи проговорюємо, з якого періоду вони почнуть отримувати зарплату.

6. Не сприймайте грант як рятувальний круг

Я завжди пропоную організаціям і бізнесу виписувати проблематику чи мету будь-якої програми з позиції викликів, а не з позиції «у нас є проблема, і ми маємо її вирішити». Як правило, розвʼязання проблеми не призводить до розвитку. Це не містить ефекту сталості.

У вас є певний виклик – ви його описуєте. Показуєте, якими будуть результати його подолання. Майже все має бути в динаміці. А якщо ви пишете гранти, аби закрити наявні проблеми, то з вашою організацією точно щось не так. ГО не може завжди бути проблемною і рятуватися коштом грантодавців.

Грантова діяльність повинна бути для розвитку. Наприклад, ви маєте виклик у фінансуванні експерта. Для чого він вам потрібен? Аби розвинути один із напрямів роботи. Тому ви пишете заявку на оплату роботи цього експерта. На цей момент ви вже маєте коло експертів, їхні результати та можете їх залучати. А кошти з майбутнього гранту дадуть можливість надавати додаткові послуги.

7. Діліть слона на шматки

Під час написання заявки громадські організації часто фокусуються на викликах чи проблемах дуже масштабно. Вони пишуть про все і ні про що. Я б назвала це «нанизуванням в одну заявку всього на світі». 

Умовно: потрібно підтримати організаційний розвиток, закупити комп’ютери, найняти експерта, оплатити оренду офісу, кудись поїхати, організувати воркшоп. Усі ці напрями перетворюються на чималу суму, яку донор просто не в змозі профінансувати. Та й не повинен, адже такі запити не мають жодного логічного зв’язку.

Я раджу ділити «великого слона» на шматочки. Ви можете податися на один грант, аби закупити комп’ютери, на інший – для поїздки за кордон з метою налагодження партнерств. Особливо це стосується ГО-початківців.

8. Хваліться перемогами 

Для ГО важливо формувати портфоліо проєктів чи активностей та ділитися ним із донорами. Навіть якщо ви представляєте новостворену організацію і хочете отримати грант, не можна просто сказати: «Та ми ж тільки створилися, у нас ще немає профайлу».

У кожній грантовій заявці має бути історія співпраці з донорами, держустановами, бенефіціарами тощо. Ви зобовʼязані заповнювати цей профайл. А тому раджу виписувати будь-які перемоги, навіть мінімальні.

Припустимо, ви виграли персональний грант як керівник організації – напишіть про нього. Це означає, що ви ефективно та класно сформували заявку. Або, можливо, ви увійшли до якогось рейтингу чи отримали відгук від авторитетної установи. Покажіть донору, що здатні активно вести діяльність і без грошей. Хваліться навіть найменшими здобутками.

9. Діліться досягненнями та відзначайте діяльність донорів

Не забувайте про комунікацію. Наразі я помічаю просідання в цьому напрямі серед різних організацій. І це не лише моя точка зору, а й думка багатьох міжнародних донорів.

Зокрема після отримання гранту не забудьте подякувати донору та позначити його у соціальних мережах. Розповідайте про досягнення, які маєте в межах проєкту. «Дякую, що нас підтримали. Завдяки вам чотири підприємства вийшли на експортний ринок» або «Ось 15 жінок, яких ви підтримали фінансово, а ось сертифікати, які вони отримали». Донорам це потрібно, вони люблять, коли хвалять їхню роботу та роботу їхньої команди, і, можливо, повернуться до вас знову..

Також важливою є комунікація під час впровадження проєкту. Наша ГО вже протягом чотирьох років реалізує великий проєкт у напрямі жіночого підприємництва. І коли ти запускаєш щось глобальне, вкрай важливо тримати на цьому фокус донора. Тому ми щотижня пишемо апдейт. Розповідаємо, на якому етапі перебуває кожен із напрямів, які маємо результати, що з дедлайнами, чи все виходить.

10. Виграний грант ≠ отриманий грант

Після подачі варто дочекатися дедлайну результатів. Якщо відповіді немає й після цього, слід написати донору. З часом у вас сформується «професійне відчуття» та розуміння, вийде виграти певний грант чи ні.

У більшості програм ми не бачимо, хто ще подавав заявки. Буває, що після першого етапу можна побачити десять ГО, які пройшли далі. А ось переможців зазвичай оголошують. Хоча часто можна так і не дізнатися, хто саме виграв грант. Це, знову ж, про проблеми з комунікацією.

Варто розуміти, що оголошення вас переможцем не означає, що ви підпишете з цим донором контракт. Подекуди під час перемовин організацію може не влаштувати, наприклад, умови звітування чи структура оплати. У такому випадку ви можете відмовитися від гранту. Здебільшого у таких ситуаціях грантодавець звʼязується з ГО, яка опинилася на «другому місці». 

11. Вмійте правильно себе оцінити

Грантові кошти – це «найдешевші​​» гроші на ринку. А тому, навіть якщо хтось із донорів вам відмовив, продовжуйте подаватися далі. Повторюсь, грантів багато, а з початком відбудови їх лише більшатиме.

Читайте також: Гранти є, але не для всіх. Де шукати фінансування для ГО – гайд від очільника «Українського Альянсу»

Також було б добре, якби громадські організації не демпінгували вартість послуг. Оцінюйте себе не за кількістю отриманих грантів, а за їхньою якістю. На жаль, і досі деякі ГО не розуміють, що за свої послуги та круті проєкти можна, й варто, встановлювати ринкову оплату.

Сьогодні українські фахівці мають дуже високий рівень підготовки. І найменше мені хотілося б, аби вони отримували мізерні кошти. Встановлюйте реальну та справедливу вартість оплати праці та виконання проєкту – і ви отримаєте ці гроші.