Карантин перевів ваш бізнес на “удальонку”. Як організувати роботу онлайн-офісу?

Українські компанії переживають карантин по-різному: одні чекають на кращі часи і витрачають резервні фонди, а інші не можуть дозволити собі майже двомісячний простій і організовують віддалену роботу. Відповідаємо на запитання: як організувати роботу онлайн-офісу?

Як швидко організувати онлайн-офіс, якщо карантин змусив вашу команду на віддалену роботу?

Разом з Юлією Бялецькою, експертом з дистанційної роботи, ми в ШоТам розглянули три варіанти оснащення вашого віртуального офісу – від спрощеного та найдешевшого до просунутого та багатофункціонального. 

Юлія Бялецька

Директор IT-департаменту в Renters Legal Liability LLC (USA). Має десятирічний досвід управління проектами та командами, а віддаленим менеджментом команд займається вже 4 роки.

Переваги роботи онлайн для бізнесу. Як організувати роботу онлайн-офісу?

Юлія керує більш ніж 50 командами айтішників і серед основних переваг віддаленої роботи називає дві основні:

1. значне скорочення витрат на офіс. Усі необхідні для віддаленої роботи додатки та сервіси коштуватимуть вам не більше пари сотень доларів – значно дешевше за звичайний офіс в центрі Києва;
2. посилення контролю за ефективністю кожного члена команди. Адже весь перелік справ кожного працівника та етапи їх виконання – у вас перед очима. 

Варіант №1. Для швидкого і недорогого старту віддаленої роботи 

Як організувати роботу онлайн-офісу? G Suite Basic – сервіс для бізнес-клієнтів від Google. З цього сервісу вашій команді буде дуже легко розпочати. Адже він працює майже, як особиста поштова скринька Gmail з усіма супутніми сервісами.

У G Suite знайдете повноцінний набір інструментів для дистанційної роботи: корпоративну пошту, календар, можливість відео- та аудіодзвінків, робочі чати, зберігання файлів в хмарі. Є також можливість спільних нотаткок та робочої стрічки новин – як у Facebook, але для роботи.

Також отримаєте можливість підлаштувати електронну адресу під ваш домен, 30 ГБ пам’яті на одну людину в онлайн-сховищі (можна і більше, але тоді доведеться придбати дорожчі пакети).

І цілодобову підтримку: у разі виникнення якихось проблем усі питання допоможе вирішити працівник служби підтримки Google.

Коштує користування від $6 на місяць  для однієї людини. При цьому є можливість визначитись для себе, чи підходить цей варіант, протягом 14 безкоштовних днів. 

Варіант №2. З більш якісними інструментами для планування та колаборації в команді  

Basecamp — це ціла система управління проектами.

Дана система дуже проста у використанні: все спілкування тут відбувається у вигляді блогу, завдання ставляться як to-do списки.

Цей сервіс включає в себе інструменти для комунікації, планування задач, календар, to-do списки, зберігання файлів, колаборацію команди в  документах та щоденний контроль виконання завдань.

За 99$/місяць (перші 30 днів безкоштовно) ви отримаєте безлімітну кількість проектів, необмежену кількість користувачів та 500 гігабайт місця для зберігання файлів. Також окремі можливості для управління всією вашою компанією, змогу створювати командні проекти та інструменти для роботи з клієнтами та підрядниками в Basecamp.

У Basecamp також є безкоштовна версія для 3 проектів та 20 користувачів.

Варіант  №3. Для просунутої команди

Цей варіант можна використовувати, щоб створити повноцінну систему для дистанційної роботи. А можна впроваджувати лише окремі інструменти з огляду на потреби команди чи бізнесу.

Зручний тим, що кожен інструмент можна замінити на більш прийнятний, а не споживати їх “пакетом”, як в попередніх двох варіантах. Як організувати роботу онлайн-офісу?    

1. Комунікація.

a. Використовуйте Zoom для аудіо- та відеодзвінків, конференцій для зовнішньої комунікації з клієнтами, партнерами, для співбесід тощо. 

Zoom безкоштовний для конференцій до 100 участників, у безкоштовному варіанті максимальна тривалість однієї групової зустрічі – 40 хвилин.

У платній версії  – наприклад, пакеті “Професійний” за $ 14.99 / місяць – конференція для 100 учасників може тривати вже добу.

В платному акаунті з’являється можливість запису вебінару в форматі MP4 або M4A.

Є і інші тарифні плани – вони підійдуть вже для великих конференцій – з учасниками до 300 людей. 

b. Slack – корпоративний мессенджер. Тут є можливість робочих чатів, дзвінків, створення каналів по проектах/темах/департаментах для внутрішньої комунікації. 

Коштуватиме $6.67 за людину на місяць, перші 10 тисяч повідомлень – безкоштовні. 

2. Дошка з задачами Trello

Зручний інструмент для планування та координації взаємодії по завданням в команді (безкоштовна для необмеженої кількості особистих дошок і до 10 командних дошок).

3. Проджект-менеджмент (планування та контроль).

З найлегших та найтрендовіших раджу Monday.

Серед його особливостей: дошка – це таблиця для управління проектами, робочими процесами і повсякденними завданнями.

Також тут є можливість бачити картину командної роботи в цілому: інформацію по проектах, командах і процесах відразу з кількох дошок.

До того ж,  тут в реальному часі можна оцінювати, хто з команди може взяти додаткові завдання, а хто ні. Ви зможете контролювати дедлайни і запобігти професійному вигоранню членів команди.

Серед плюсів Monday – і можливість інтеграції зі звичними інструментами на кшталт Slack чи Trello.

4. Хмарне зберігання файлів

Тут варіантів дуже багато, наприклад Dropbox, Google Docs, SharePoint, у всіх є безкоштовний об’єм зберігання даних.

5. Електронний підпис документів

DocuSign (від $10 до $40 на місяць) або AdobeSign ($40 на місяць ), альтернатива для тих, кому потрібно заключати договори з підписами сторін.

6. CRM-система

Комплекс інструментів для зберігання всієї інформації та історії взаємодії з клієнтами, підвищення рівня продажів. Тако вона допоможе поліпшити бізнес-процеси і проаналізувати результати.

Ринок цих продуктів величезний, ось кілька прикладів: той же Monday, Bitrix (від 369 грн за 2 користувачі до 4,4 тисяч гривень на місяць з необмеженою кількістю користувачів), SalesForce (від $25 до 300$ за людину на місяць) тощо.

Це не обов’язковий інструмент, тут вже кожній компанії самостійно треба буде визначатись, чи на тому етапі розвитку вона, аби вводити  CRM-систему.